Politique de confidentialité

Chez Akompa (Solutions Symbiatech inc.), la protection de votre vie privée n'est pas seulement une exigence de conformité, c'est une valeur fondamentale. Que vous exploriez notre site Web, que vous vous inscriviez sur notre liste d'attente, que vous participiez à nos recherches ou que vous utilisiez notre application Web en tant que professionnel, nous nous engageons à traiter vos renseignements personnels de manière réfléchie, transparente et sécurisée.

Cette Politique de confidentialité s'applique aux visiteurs de notre site Web promotionnel (akompa.com) et aux Utilisateurs authentifiés de notre application Web (notes.akompa.com). Nous respectons les lois et règlements applicables en matière de protection des renseignements personnels, y compris la Loi sur la protection des renseignements personnels dans le secteur privé du Québec (telle que modifiée par la Loi 25) et la Loi sur la protection des renseignements personnels et les documents électroniques (LPRPDE) du Canada. Nos systèmes sont également conçus pour soutenir, le cas échéant, la conformité de nos Utilisateurs à la Loi sur les renseignements de santé et de services sociaux du Québec.

Pour des raisons de clarté, la présente politique utilise les termes suivants :

• Utilisateur : Le professionnel/clinicien (p. ex. psychologue ou psychothérapeute) qui crée un compte et utilise l'application Web sécurisée d'Akompa. L'Utilisateur demeure le principal responsable des renseignements relatifs à ses Clients qui sont traités par Akompa dans le cadre des services qu'il fournit, ainsi que des obligations légales et professionnelles s'y rattachant.
• Client : La personne (parfois aussi appelée « patient » ou « usager ») recevant des services d'un Utilisateur.

Avis aux Clients : Si vous êtes le Client d'un Utilisateur d'Akompa, veuillez noter que cet Utilisateur est le principal responsable des renseignements vous concernant dans nos systèmes, y compris les éléments de votre dossier clinique et les transcriptions de vos séances. Pour toute question concernant ces renseignements, ou pour exercer vos droits en matière de protection des renseignements personnels s'y rapportant, vous devez contacter directement l'Utilisateur d'Akompa qui vous offre des services. Akompa ne répondra pas directement à votre demande d'accès, de modification ou de suppression de vos renseignements, sauf si la loi applicable l'exige.

La façon dont nous traitons les renseignements personnels dépend du type de données impliquées.

• Renseignements qu'Akompa recueille pour ses propres fins : Lorsque vous visitez notre site Web, participez à nos recherches, créez un compte, vous abonnez à nos services ou interagissez directement avec Akompa, Akompa est responsable des renseignements personnels qu'elle recueille directement auprès de vous pour ses propres fins commerciales. Cela peut inclure, par exemple, les informations de votre compte, vos informations de facturation, votre adresse courriel, vos informations professionnelles, ainsi que certaines informations techniques ou d'utilisation. Nous déterminons la manière dont ces informations sont recueillies, utilisées et traitées à ces fins. Dans les juridictions où cette terminologie est utilisée, Akompa agit à titre de Responsable du traitement pour ces informations.
• Renseignements relatifs aux Clients : Si vous êtes un Utilisateur d'Akompa, vous demeurez le principal responsable des renseignements relatifs à vos Clients (tels que les renseignements permettant de les identifier, les enregistrements audio, les transcriptions et les notes) qui sont traités par l'entremise d'Akompa, ainsi que des obligations légales et professionnelles s'y rattachant. Akompa traite et protège ces informations dans le seul but de vous fournir ses services. Dans les juridictions où cette terminologie est utilisée, vous agissez à titre de Responsable du traitement et Akompa agit à titre de Sous-traitant pour ces informations.

Nous limitons la collecte de renseignements personnels à ce qui est strictement nécessaire.

A. Auprès des visiteurs du site Web et des participants aux recherches

B. Auprès des Utilisateurs authentifiés de l'application

C. Données cliniques (traitées pour le compte des Utilisateurs)

Nous utilisons vos renseignements personnels pour vous envoyer les types de communications électroniques suivants :

• Avis liés au service : Ceux-ci incluent, sans s'y limiter, les alertes de sécurité, la vérification du compte et les mises à jour critiques du système. De plus, les Utilisateurs ayant un abonnement actif recevront des communications transactionnelles automatisées (telles que des reçus et des confirmations de paiement) directement de l'entreprise de traitement de paiement tierce à laquelle nous faisons appel. Étant donné que ces avis sont nécessaires à la sécurité et au fonctionnement de nos services, vous ne pouvez pas vous y soustraire (désinscription) tant que votre compte reste actif. En fournissant vos coordonnées (via la liste d'attente ou la création d'un compte) et en utilisant nos services, vous consentez expressément à recevoir ces communications conformément à la législation anti-pourriel applicable (y compris la LCAP et le CAN-SPAM).
• Communications marketing : Si vous avez expressément accepté de recevoir de telles communications — par exemple, en rejoignant une liste d'attente, en vous inscrivant à une liste promotionnelle ou en demandant des mises à jour de produits — nous pourrions vous contacter pour vous envoyer des infolettres, des offres promotionnelles ou des informations sur un accès anticipé. Vous avez le droit de retirer ce consentement à tout moment. Vous pouvez vous désinscrire des communications marketing en cliquant sur le lien « se désabonner » inclus au bas de ces courriels, le cas échéant, ou en nous contactant directement.

Nous priorisons l'hébergement au Québec des données cliniques sensibles.

• Stockage principal des données cliniques (Québec, Canada) : Toutes les bases de données principales, les profils de Clients, les notes de séances et les enregistrements audio sont stockés sur une infrastructure et des serveurs de bases de données sécurisés situés strictement au Québec.
• Transferts hors du Québec : Afin de fournir une IA avancée, des fonctionnalités de recherche et pour les opérations, certaines données peuvent être temporairement traitées ou stockées par des fournisseurs de services tiers situés en dehors du Québec (p. ex. aux États-Unis ou dans l'Union européenne). Ces catégories de fournisseurs de services comprennent :

• Partenaires d'IA et de traitement clinique : Infrastructure d'IA spécialisée utilisée de manière éphémère pour générer des transcriptions et des notes cliniques. Les données transitent par ces partenaires sécurisés mais ne sont pas stockées par eux au-delà du temps de traitement prévu.
• Partenaires opérationnels et de sécurité : Fournisseurs utilisés pour le traitement sécurisé des paiements, la livraison de courriels transactionnels, le suivi des erreurs système et la gestion de la relation avec notre clientèle.
• Partenaires de recherche : Plateformes sécurisées utilisées sur une base volontaire pour les entrevues d'Utilisateurs et les commentaires sur les produits.

Akompa s'assure que des garanties contractuelles et organisationnelles appropriées sont en place pour les traitements hors du Québec, lorsque la loi applicable l'exige. Par exemple, nous effectuons une évaluation des facteurs relatifs à la vie privée pour tout transfert de données hors du Québec afin de veiller à un niveau de protection adéquat.

• Liste des sous-traitants : Une liste à jour de nos sous-traitants autorisés est disponible sur demande en contactant privacy@akompa.com.

Les données cliniques et les enregistrements audio transmis à nos sous-traitants en IA sont utilisés de manière éphémère et strictement pour vous offrir nos services. Grâce à de strictes protections contractuelles, Akompa s'assure qu'aucune donnée clinique ou personnelle n'est jamais utilisée, sauvegardée ou partagée pour entraîner les modèles d'IA de fondation de ces tiers. Akompa n'utilise pas non plus ces données pour améliorer ses propres systèmes, à moins que vous n'acceptiez explicitement de rejoindre notre programme optionnel de collaborateurs.

Nous ne vendons pas vos renseignements personnels. Nous ne partageons les informations que dans les circonstances suivantes :

• Fournisseurs de services : Nous partageons les données nécessaires avec les catégories de sous-traitants tiers énumérées ci-dessus strictement pour exploiter notre service.
• Conformité aux lois et application de la loi : Nous pouvons divulguer des renseignements personnels aux autorités gouvernementales ou judiciaires si la loi, une assignation à comparaître ou une ordonnance d'un tribunal l'exige. Étant donné qu'Akompa traite les données cliniques pour le compte des Utilisateurs, si nous recevons une demande légale concernant des données de Clients, nous ferons tous les efforts raisonnables pour rediriger l'autorité requérante vers l'Utilisateur ou pour aviser l'Utilisateur avant de divulguer toute donnée, à moins qu'il ne nous soit légalement interdit de le faire.
• Transactions d'entreprise : Dans l'éventualité d'une fusion, d'une acquisition, d'un financement ou d'une vente de tout ou d'une partie de notre entreprise, les renseignements personnels peuvent être partagés ou transférés en tant qu'actif commercial. Nous veillerons à ce que toute entité acquéreuse soit liée par de strictes obligations de confidentialité et à ce que le traitement des données cliniques continue de se conformer à la présente Politique de confidentialité et aux lois applicables sur la protection des renseignements personnels.

Nous conservons vos renseignements personnels uniquement le temps nécessaire.

A. Transcriptions et notes :

B. Enregistrements audio bruts (application stricte)

C. Dépersonnalisation et sauvegardes

D. Métadonnées système agrégées

Les données en transit sont protégées par un chiffrement TLS/HTTPS, et les données au repos sont chiffrées à l'aide de protocoles standard de l'industrie. L'accès à la base de données est strictement limité au personnel d'ingénierie autorisé d'Akompa via des canaux sécurisés et authentifiés.

Si Akompa prend connaissance d'un incident de confidentialité, d'un incident de sécurité ou d'une atteinte à la protection des données affectant les renseignements traités par son service, Akompa en avisera les Utilisateurs concernés sans délai déraisonnable, lorsque la loi applicable l'exige, et fournira les informations et la coopération raisonnables pour soutenir leurs obligations de conformité. Akompa tiendra également un registre des incidents de confidentialité et, lorsque la loi applicable l'exige, avisera la Commission d'accès à l'information du Québec ainsi que toute personne concernée.

Nous utilisons des témoins pour assurer le fonctionnement sécurisé de notre site Web et pour comprendre comment les Utilisateurs interagissent avec notre service. Vous pouvez gérer vos préférences en matière de témoins via l'interface de notre site Web.

• Témoins nécessaires : Ces témoins sont essentiels au bon fonctionnement du site Web. Ils incluent l'authentification, la gestion de session et les préférences linguistiques. Ces témoins ne peuvent pas être désactivés.
• Témoins d'analyse : Avec votre consentement explicite, nous déployons des témoins d'analyse pour comprendre comment vous interagissez avec notre site Web, mesurer les visites de pages et évaluer les campagnes marketing. Cela inclut nos propres analyses internes stockées de manière sécurisée dans notre base de données ainsi que des services d'analyse tiers de confiance. Ces outils recueillent des données techniques et d'utilisation, qui peuvent inclure votre adresse IP, le type de navigateur, les identifiants de l'appareil et le comportement de navigation sur notre site. Vous pouvez gérer ou retirer votre consentement pour ces témoins à tout moment via notre gestionnaire de préférences en matière de témoins.

Selon votre emplacement et la loi applicable (p. ex. au Québec ou ailleurs au Canada), vous pouvez avoir des droits spécifiques concernant vos renseignements personnels, y compris des droits d'accès et de rectification, le droit de retirer votre consentement dans certaines circonstances, le droit de demander la suppression lorsque la loi applicable le permet et sous réserve des obligations légales, professionnelles, de sécurité et de conservation, ainsi que le droit de demander une copie de certains renseignements personnels dans un format technologique structuré et couramment utilisé, lorsque la loi applicable l'exige.

Comment exercer vos droits : Pour exercer l'un de ces droits concernant les données de votre compte, veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels à privacy@akompa.com. Nous accuserons réception de votre demande dans un délai de 5 jours ouvrables et y répondrons pleinement dans un délai de 30 jours, sous réserve de tout délai plus long autorisé par la loi applicable.

Remarque importante pour les Clients des Utilisateurs d'Akompa : Si vous êtes le Client d'un Utilisateur d'Akompa, vous devez généralement exercer ces droits directement par l'entremise de cet Utilisateur, qui demeure le principal responsable des renseignements vous concernant dans nos systèmes et des obligations légales et professionnelles s'y rattachant. Akompa aidera l'Utilisateur à répondre aux demandes légitimes dans les délais requis par la loi applicable.

Vous avez des questions sur cette politique ou sur la protection de votre vie privée chez Akompa ? Veuillez contacter notre Responsable de la protection des renseignements personnels désigné à l'adresse courriel ci-dessous.

• Responsable de la protection des renseignements personnels : Gregory Fortin-Vidah
• Courriel : privacy@akompa.com
• Adresse : Solutions Symbiatech inc., rue des Paillettes-d'Or, Sherbrooke (Québec) J1H 0M2, Canada