Conditions d'utilisation

Aux fins des présentes Conditions :

• Utilisateur : Désigne le professionnel de la santé mentale ou le fournisseur de soins de santé qui crée un compte et utilise le Service, ainsi que tout professionnel, clinicien ou membre de son personnel administratif autorisé utilisant le Service pour son compte.
• Client : Désigne la personne (p. ex. patient ou usager) recevant des services médicaux ou de santé mentale de la part d'un Utilisateur d'Akompa.

Les sections promotionnelles et informatives de notre site Web sont accessibles au grand public. Toutefois, l'accès à notre application Web authentifiée est strictement limité aux professionnels de la santé mentale, aux fournisseurs de soins de santé légalement autorisés à exercer dans leur juridiction, ainsi qu'à leur personnel administratif autorisé.

En créant un compte, vous déclarez et garantissez ce qui suit :

• Âge légal : Vous avez l'âge légal pour conclure un contrat valide et exécutoire.
• Autorisation d'exercice : Vous êtes titulaire d'un permis, inscrit ou autrement légalement autorisé à fournir des services médicaux ou de santé mentale dans votre juridiction, ou vous utilisez le Service dans le cadre d'une pratique supervisée conforme au paragraphe suivant.
• Pratique supervisée : Si vous êtes étudiant, stagiaire ou un professionnel exerçant sous supervision et que vous n'êtes pas autorisé à exercer de manière pleinement autonome, vous déclarez et garantissez que vous utilisez le Service sous l'autorité et la supervision directes d'un professionnel pleinement autorisé à exercer. Vous déclarez en outre que votre professionnel superviseur a autorisé votre utilisation du Service et demeure responsable de la supervision de cette utilisation conformément à la loi applicable et aux exigences professionnelles, y compris l'obtention adéquate d'un consentement valide et conforme de la part du Client.
• Responsabilité à l'égard des accès autorisés : Vous êtes responsable de la gestion des accès accordés à votre personnel administratif autorisé ainsi qu'à toute autre personne autorisée agissant pour votre compte. Vous devez veiller à ce que ces accès soient limités aux personnes autorisées et retirés sans délai lorsqu'ils ne sont plus nécessaires. Vous demeurez responsable envers Akompa de toute utilisation du Service effectuée au moyen de votre compte ou de tels accès.
• Conformité éthique : Votre utilisation du Service sera strictement conforme aux lignes directrices éthiques, aux normes de confidentialité et aux règlements établis par votre ordre professionnel ou collège (p. ex. l'Ordre des psychologues du Québec).
• Utilisation commerciale et professionnelle uniquement : Vous reconnaissez et acceptez que vous accédez au Service et l'utilisez exclusivement dans le cadre de votre pratique professionnelle, de votre entreprise ou de votre emploi, et non à des fins personnelles, familiales ou domestiques. Vous déclarez et garantissez que, compte tenu de la nature et de l'objectif de votre utilisation, vous ne concluez pas cette entente en tant que consommateur au sens des lois applicables sur la protection du consommateur. Nous sommes en droit de nous fier à cette déclaration. Toute utilisation personnelle ou non professionnelle du Service constitue une violation substantielle des présentes Conditions.

Akompa fournit des outils d'intelligence artificielle (IA) avancés conçus pour simplifier les tâches administratives et générer des ébauches de documents cliniques. Akompa n'est pas un fournisseur de soins de santé et ne fournit aucun avis médical ou psychologique.

• L'IA est un assistant, non un remplaçant : Les transcriptions, notes, rapports et analyses générés par l'IA sont des suggestions destinées à faciliter votre travail, et non à le remplacer. Ils peuvent contenir des erreurs, des omissions ou des « hallucinations ».
• Votre jugement clinique est définitif : Vous êtes l'unique responsable de l'examen, de la vérification, de la révision et de la validation de tout le contenu généré par l'IA avant de le sauvegarder dans le dossier clinique officiel d'un client ou de l'utiliser pour orienter des décisions cliniques.
• Aucune responsabilité clinique : Akompa n'est pas responsable des décisions cliniques, diagnostics, traitements ou autres actes ou omissions professionnels effectués par les Utilisateurs en lien avec l'utilisation du Service, y compris lorsque le contenu généré par l'IA est inexact, incomplet, trompeur ou nuisible, sauf dans la mesure où la responsabilité ne peut être exclue en vertu de la loi applicable.

Vous acceptez d'utiliser le Service uniquement à des fins professionnelles, légales et conformément aux présentes Conditions. Vous acceptez de ne pas :

• Utiliser le Service d'une manière qui viole les lois ou règlements applicables.
• Téléverser, transmettre ou partager tout contenu qui est nuisible, menaçant, abusif ou qui enfreint la vie privée d'autrui.
• Tenter d'obtenir un accès non autorisé au Service, aux systèmes informatiques d'Akompa ou aux comptes d'autres utilisateurs.
• Utiliser le Service pour fournir des soins directs aux patients sans une validation clinique et une supervision humaine appropriées.
• Partager, distribuer ou ajouter à un dossier clinique tout contenu généré par l'IA sans un examen préalable, une modification (si nécessaire) et une vérification clinique.
• Faire de la rétro-ingénierie, décompiler, désassembler ou tenter d'extraire le code source du Service.
• Tenter d'extraire, de reproduire, de manipuler ou de contourner les instructions de configuration, la logique sous-jacente ou les paramètres de nos systèmes d'IA (y compris par des techniques d'infiltration de requêtes [prompt injection]).
• Utiliser le Service, ses fonctionnalités ou les données générées par notre IA pour développer un service concurrent ou pour entraîner un modèle de langage ou un système d'IA tiers.
• Utiliser des systèmes automatisés (tels que des robots, des scripts ou des outils d'extraction [scraping]) pour accéder au Service ou en extraire des données.
• Contourner, tenter de contourner ou utiliser le Service d'une manière incompatible avec les limites d'utilisation, plafonds de volume, restrictions de fréquence, mécanismes de protection, règles d'accès équitable ou autres paramètres opérationnels applicables à votre formule ou au Service, y compris dans le but de détourner une formule dite « illimitée » de sa finalité normale.

Compte tenu de la nature sensible des données traitées par le Service, vous reconnaissez et acceptez que la conformité en matière de vie privée et de confidentialité est une condition fondamentale de votre utilisation d'Akompa.

A. Informations sur votre compte et votre entreprise

B. Renseignements relatifs aux Clients traités par le Service

C. Vérification de la conformité

D. Demandes de données, exportation et suppression

E. Incidents de sécurité et coopération en cas d'atteinte

Akompa traite vos données cliniques strictement pour vous fournir le Service. Nos politiques de conservation s'appliquent comme suit :

• Suppression de l'audio : Pour tous les utilisateurs, les enregistrements audio sont automatiquement détruits dans les 24 heures suivant leur traitement, et généralement dès qu'une transcription est générée.
• Conservation des données cliniques : La conservation de vos données textuelles cliniques (ex. transcriptions et notes) dépend de votre type de compte. Pour les Utilisateurs de la formule gratuite, ces données sont automatiquement détruites dans un délai de 24 heures. Pour les Utilisateurs abonnés à une formule payante, ces données sont conservées pendant 48 heures par défaut, et ce délai peut être configuré jusqu'à un maximum de 2 ans dans les paramètres de conservation des données de votre compte.
• Exportation et conservation avant suppression : Il vous incombe d'exporter ou de conserver autrement toute donnée que vous souhaitez préserver avant sa suppression automatique conformément aux paramètres de conservation de votre compte ou aux règles de conservation applicables du Service. Akompa ne pourra être tenue responsable de toute perte d'accès à des données résultant d'une suppression effectuée conformément à ces paramètres ou à ces règles.
• Pas d'entraînement d'IA par des tiers : Les données cliniques et les enregistrements audio transmis à nos sous-traitants en IA sont utilisés de manière éphémère et strictement pour vous fournir le Service. Akompa s'assure contractuellement et interdit strictement à ses partenaires d'infrastructure tiers d'utiliser, de sauvegarder ou de partager toute donnée clinique ou personnelle pour entraîner leurs modèles d'IA de fondation.

Vous êtes responsable du paiement de tous les frais associés à votre accès et à votre utilisation des formules payantes de notre Service.

• Formules dites « illimitées » : Sauf indication expresse contraire, toute formule présentée comme « illimitée » signifie uniquement qu'aucuns frais d'utilisation à l'unité ne sont facturés dans le cadre d'un usage normal et conforme du Service. Ces formules demeurent soumises à des limites raisonnables d'utilisation, de fréquence, de volume, de capacité du système, d'équité entre utilisateurs, de sécurité, d'intégrité du Service et de prévention des abus. Akompa peut appliquer, modifier ou faire respecter de telles limites, y compris un nombre maximal d'utilisations, de générations ou de traitements par période donnée (par exemple, par jour), lorsque cela est raisonnablement nécessaire pour protéger le Service ou prévenir un usage abusif, excessif, automatisé ou non conforme à sa finalité normale.
• Non remboursable : Tous les frais facturés par Akompa sont non annulables, non échangeables et non remboursables, sauf lorsque la loi applicable l'exige. Cela inclut, sans s'y limiter, les périodes d'abonnement partiellement utilisées, les périodes d'inactivité ou la résiliation anticipée d'un forfait annuel.
• Annulations : Il est de votre entière responsabilité d'annuler votre abonnement avant le prochain cycle de facturation (mensuel ou annuel) si vous ne souhaitez plus utiliser le Service. Une fois qu'un cycle de facturation a été facturé, aucun remboursement ne sera émis pour ce cycle.
• Communications : En utilisant nos fonctionnalités de paiement, vous reconnaissez que toutes les communications liées aux paiements et la documentation fiscale peuvent vous être envoyées par voie électronique par notre fournisseur de service de traitement des paiements.

A. Propriété de la plateforme

B. Commentaires et suggestions

Dans toute la mesure permise par la loi applicable, Akompa, ses administrateurs, employés et agents ne sauraient être tenus responsables des dommages indirects, accessoires, spéciaux, consécutifs ou punitifs, y compris, mais sans s'y limiter, la perte de données, la perte de revenus ou les réclamations pour faute professionnelle découlant de votre utilisation ou de votre incapacité à utiliser le Service.

En aucun cas, la responsabilité globale d'Akompa ne dépassera le montant le plus élevé entre cent dollars canadiens (100 $ CA) et le montant total que vous avez payé à Akompa au cours des douze (12) mois précédant immédiatement la réclamation.

Aucune disposition des présentes Conditions n'a pour effet d'exclure ou de limiter une responsabilité qui ne peut être exclue ou limitée en vertu de la loi applicable, y compris, au Québec, en cas de faute intentionnelle ou lourde, ou à l'égard d'un préjudice corporel ou moral.

Nous déployons tous les efforts raisonnables pour maintenir un niveau élevé de qualité et de disponibilité du Service. Cependant, vous reconnaissez que le Service peut faire l'objet de retards, d'interruptions ou de pannes. Akompa ne sera pas tenue responsable des retards, interruptions, pannes de serveur ou de l'incapacité d'accéder au Service causés par des événements hors de notre contrôle raisonnable (Force majeure). Cela inclut, sans s'y limiter, les pannes d'Internet et de télécommunications, les pannes de l'infrastructure infonuagique de tiers, les cyberattaques ou les catastrophes naturelles. En cas de panne prolongée, nous ferons des efforts raisonnables pour vous en informer via notre site Web, par courriel ou sur nos réseaux sociaux.

Vous acceptez de défendre, d'indemniser et de dégager entièrement de toute responsabilité Akompa (Solutions Symbiatech inc.), ses dirigeants, administrateurs et employés contre toute réclamation, responsabilité, dommage, jugement, amende et dépense (y compris les frais juridiques) découlant de ou liés à :

• Votre pratique clinique et toute décision médicale/psychologique prise à l'aide du Service.
• Votre manquement à obtenir un consentement valide et conforme du Client avant d'utiliser le Service.
• Votre violation des présentes Conditions ou votre violation des droits à la vie privée d'un tiers.

Nous nous réservons le droit de suspendre, restreindre ou résilier votre compte immédiatement, sans préavis ni responsabilité, si vous enfreignez ces Conditions, en particulier les exigences relatives au consentement du Client et à la conformité décrites à la section 5. En cas de résiliation, votre droit d'utiliser le Service cessera immédiatement, et vos données seront dépersonnalisées ou détruites conformément à notre Politique de confidentialité.

A. Loi applicable : Les présentes Conditions seront régies et interprétées conformément aux lois de la province de Québec et aux lois fédérales du Canada qui s'y appliquent.

• B. Résolution des litiges : À l'exception du fait que l'une ou l'autre des parties peut demander une injonction, des mesures provisionnelles urgentes ou d'autres mesures conservatoires auprès d'un tribunal compétent avant ou pendant l'arbitrage, tout litige, réclamation ou controverse découlant de ou lié à ces Conditions ou au Service sera résolu par un arbitrage individuel final et exécutoire siégeant à Montréal, Québec, conformément aux règles applicables de l'Institut d'arbitrage et de médiation du Canada (IAMC).
• C. Aucune procédure collective ou représentative : Dans toute la mesure permise par la loi applicable, toute réclamation soumise à l'arbitrage en vertu des présentes Conditions doit être présentée sur une base individuelle uniquement, et non sous forme de recours collectif, de procédure collective ou de toute autre procédure représentative.

En créant un compte et en utilisant le Service, vous consentez à recevoir toutes les communications, ententes, documents, reçus, avis et divulgations (collectivement, les « Communications ») d'Akompa par voie électronique. Nous pouvons vous fournir ces Communications en les envoyant à l'adresse courriel associée à votre compte, ou en les publiant directement dans l'application ou sur le site Web d'Akompa.

Vous acceptez que toutes les Communications que nous vous fournissons électroniquement satisfont à toute exigence légale voulant que de telles communications soient « par écrit ».

Les catégories de Communications pouvant être fournies électroniquement comprennent :

• Les présentes Conditions et toute modification, révision ou supplément ;
• Les factures, reçus de paiement et avis d'abonnement ;
• Les divulgations ou avis fournis en lien avec les Services, y compris les avis de confidentialité et les alertes d'incidents de sécurité ; et
• Les communications liées au Service.

Retrait du consentement : Vous pouvez retirer votre consentement à recevoir des communications électroniques essentielles à tout moment en nous contactant. Toutefois, notre Service fonctionnant de manière entièrement numérique, le retrait de votre consentement à recevoir des avis strictement essentiels — y compris les mises à jour légales, les alertes de sécurité et les avis liés aux paiements envoyés directement par notre fournisseur de service de traitement des paiements — entraînera la résiliation de votre compte et de votre accès à la plateforme. Votre droit de vous désinscrire des communications promotionnelles non essentielles est géré séparément et n'affectera pas votre service, tel que détaillé dans notre Politique de confidentialité.

Communications promotionnelles : Vous pouvez également recevoir des courriels promotionnels ou marketing de notre part. Conformément à la Loi canadienne anti-pourriel (LCAP), vous pouvez vous désinscrire de ces communications non essentielles à tout moment en cliquant sur le lien « se désabonner » au bas du courriel ou en nous contactant directement. La désinscription aux courriels marketing n'affectera pas votre accès au Service ni la réception des communications essentielles du Service.

Nous pouvons modifier ces Conditions à tout moment. Si une révision est substantielle, nous fournirons un préavis d'au moins 30 jours avant que les nouvelles conditions n'entrent en vigueur. En continuant d'accéder à notre Service ou de l'utiliser après l'entrée en vigueur de ces révisions, vous acceptez d'être lié par les Conditions révisées.

A. Divisibilité

B. Intégralité de l'accord

Si vous avez des questions concernant ces Conditions, veuillez nous contacter :

• Courriel : legal@akompa.com
• Site Web : www.akompa.com/terms-of-use

Nous nous engageons à répondre rapidement à vos préoccupations et à vos questions.